電話応答の流れ

ニーズに合わせて、目的に応じて電話対応を自由に設定できます。

TELBOXの基本的な応答フロー

応答フロー詳細図

TELBOXでは、目的や時間帯などに応じて最大で5つの「応答プログラム」を切り替えて利用することができます。1つの「応答プログラム」での基本的な電話応答の流れは上の図の通りです。

1つの「応答プログラム」には、「資料請求」や「問い合わせ」など目的に応じて最大で5つの「応答メニュー」を設定することができます。電話をかけた方がプッシュボタン操作によって「応答メニュー」を選択します。

「応答メニュー」には最大で10件の「設問」を設けることができます。「プッシュボタン操作」を受付けるか「音声録音」で受付けるかを自由に設定できます。

応答プログラム
  • プログラムは最大5つまで設定し切り替えて運用可能です。
  • 1度に実施できるプログラムは1つだけです。
  • 時間指定でプログラムを自動的に切り替える事が可能です。
応答メニュー
  • 1つのプログラムに5つの「応答メニュー」を設定できます。
  • それぞれのメニューには、「お名前をどうぞ」、「郵便番号を押してください」などの設問事項を最大10件まで設定できます。
  • オペレータに繋ぐなどの「外線転送」は「TELBOXプラス・プラン」のみの機能です。
設問
  • 設問は
    ●プッシュボタン操作による番号入力を求める設問
    ●メッセージ録音による音声入力を求める設問
    のいずれかを設定できます。
  • 設問の順番は自由に入れ替えることができます。

プログラムの設定例

電話応答プログラムの運用例

例えば通販ショップで「商品注文」と「カタログ請求」「問い合せ対応」を受付けるケースでは、以下のような設定となります。

運用例の図

時間別 応答プログラム切り替えの例

TELBOXでは、時間帯毎に応答プログラムを自動的に切り替えることができます。

●24時間 自動応答の場合の例

通常時間(9:00〜18:00)

通常受付用 応答プログラム
夜間(18:00〜翌朝9:00) 夜間受付用 応答プログラム
●必要な時だけ自動応答の場合の例
通常営業時間 (9:00〜18:00) 転送解除 (TELBOXを使用しない)
営業時間外(18:00〜翌朝9:00) 転送 → 夜間受付用 応答プログラム
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